Mehr Überblick, weniger Stress – so kannst du deine Geschäftsausgaben clever organisieren

Gut organisierte Geschäftsausgaben bringen nicht nur Struktur in deinen Alltag, sondern auch Vorteile für dein Business. Wenn du weißt, welche Kosten du wie erfassen kannst, schaffst du dir mehr Freiraum für das, was wirklich zählt: dein Kerngeschäft. Mit klaren Routinen und den richtigen Tools kannst du deine Ausgaben rund um Büro, Auto oder Reisen einfach im Blick behalten. Dieser Ratgeber zeigt dir, wie du deine Geschäftsausgaben clever organisierst – effizient, zeitsparend und mit dem guten Gefühl, alles im Griff zu haben.

Welche Geschäftsausgaben es gibt – und was du davon steuerlich absetzen kannst

Im Geschäftsalltag entstehen viele unterschiedliche Ausgaben. Manche davon kannst du komplett von der Steuer absetzen, andere nur zum Teil – und einige gar nicht. Wenn du weißt, wie das funktioniert, kannst du besser planen und sparst am Ende bares Geld.

Ausgaben, die du komplett absetzen kannst

Diese Kosten haben direkt mit deinem Unternehmen zu tun. Das Finanzamt erkennt sie vollständig an. Dazu gehören zum Beispiel:

• Miete für dein Büro oder deinen Arbeitsplatz
• Büromaterial wie Papier, Stifte oder Ordner
• Fachliteratur
• Telefon- und Internetkosten
• Software für Buchhaltung oder Organisation
• Honorare für Steuerberater
• Gehälter und Löhne für Mitarbeitende

Ausgaben, die du nur zum Teil absetzen darfst

Manche Dinge nutzt du sowohl privat als auch geschäftlich. In solchen Fällen darfst du nur den geschäftlichen Anteil abziehen. Typische Beispiele sind:

• Ein Auto, das du für berufliche und private Fahrten nutzt
• Ein Arbeitszimmer in deiner Wohnung
• Bewirtungskosten bei Geschäftsessen (hier sind z. B. nur 50 % absetzbar)

Wichtig ist: Du musst zeigen können, wie viel du wofür nutzt. Zum Beispiel mit einem Fahrtenbuch oder einer Aufstellung der Nutzung.

Ausgaben, die du gar nicht absetzen kannst

Diese Kosten gelten nicht als geschäftlich – selbst wenn sie im Zusammenhang mit deinem Unternehmen entstanden sind. Dazu gehören unter anderem:

• Private Kleidung (auch wenn du sie im Business trägst)
• Geldstrafen oder Bußgelder
• Persönliche Geschenke ohne geschäftlichen Anlass
• Wellness oder luxuriöse Reisen ohne konkreten Geschäftsbezug

Wenn du dir bei einer Ausgabe unsicher bist, frag am besten deine Steuerberatung. So vermeidest du Ärger bei einer späteren Prüfung.

Büro- und Sachkosten effizient verwalten

Büro- und Sachkosten gehören zu den alltäglichen Geschäftsausgaben – und machen oft einen großen Teil deiner laufenden Kosten aus. Dazu zählen nicht nur offensichtliche Dinge wie Miete, Strom oder Büromaterial, sondern auch viele kleinere Posten, die sich über die Zeit summieren.

Ein guter erster Schritt ist es, deine Ausgaben nach Kategorien zu ordnen:

• Fixkosten wie Miete, Internet, Versicherungen oder Software-Abos
• variable Kosten wie Büromaterial, Reparaturen oder neue Arbeitsmittel
• Anschaffungskosten wie Möbel, Technik oder Geräte

So behältst du die Kontrolle über deine Sachkosten:

• Nutze digitale Tools zur Belegerfassung: Mit Apps wie Lexoffice, sevDesk oder FastBill kannst du Belege direkt per Smartphone erfassen und automatisch zuordnen lassen. Das spart Zeit und verhindert Verluste durch fehlende Unterlagen.
• Automatisiere wiederkehrende Buchungen: Viele Programme erkennen monatlich wiederkehrende Kosten automatisch und buchen sie entsprechend ein. So musst du weniger manuell nachtragen.
• Vergleiche regelmäßig deine laufenden Verträge: Ob Cloud-Software oder Kopier-Service – oft findest du günstigere Anbieter oder kannst veraltete Verträge kündigen.
• Arbeite mit Checklisten: Eine einfache Übersicht über alle regelmäßig anfallenden Ausgaben (z. B. jährlich fällige Softwarelizenzen oder Büroversicherungen) hilft dir, keine Fristen oder Kündigungen zu verpassen.

Reisekosten clever erfassen und abrechnen

Reisen gehören für viele Unternehmer zum Arbeitsalltag – sei es für Kundentermine, Messen oder Fortbildungen. Damit du die dabei entstehenden Kosten steuerlich geltend machen kannst, ist eine saubere Erfassung entscheidend.

Was zählt alles zu den Reisekosten?

Typische Posten sind:

• Fahrtkosten (z. B. Bahn, Taxi, Kilometergeld bei privatem Pkw)
• Übernachtungen im Hotel
• Tagesgeld (Pauschalen für Essen unterwegs)
• Parkgebühren oder Maut
• Nebenkosten wie WLAN im Hotel oder Gepäckaufbewahrung

Wichtig ist, dass du jede Ausgabe belegst. Ohne Beleg kann das Finanzamt die Kosten ablehnen. Digitale Tools helfen dir dabei, Belege direkt unterwegs zu fotografieren und abzulegen. So verlierst du keine Quittung – und musst am Monatsende nichts zusammensuchen.

Besonderheiten beim Tagesgeld:

Hier brauchst du keine Belege, da es feste Pauschalen gibt. Je nachdem, wie lange du unterwegs bist, kannst du bestimmte Beträge pro Tag ansetzen. Die aktuellen Werte findest du beim Bundesministerium für Finanzen.

So organisierst du deine Reisekosten Schritt für Schritt:

1. Reiseplan erstellen: Bevor du losfährst, notiere dir die wichtigsten Daten: Zweck der Reise, Ziel, Dauer, geplante Zwischenstopps. Das ist nicht nur praktisch für dich – sondern auch wichtig für die spätere Abrechnung.
2. Belege sofort erfassen: Sammle alle Quittungen direkt unterwegs. Noch besser: Scanne oder fotografiere sie gleich mit einer App (z. B. Expensify, Lexoffice, FastBill). So geht kein Beleg verloren und du musst später nichts nachtragen.
3. Tagesgelder nutzen: Für Essen auf Geschäftsreisen gelten Pauschalen. Du musst also keine Restaurantbelege sammeln, sondern kannst feste Beträge ansetzen – je nach Dauer und Ziel der Reise. Achte darauf, keine doppelte Erstattung vorzunehmen (z. B. bei Hotel mit Frühstück).
4. Kilometer dokumentieren: Wenn du mit dem privaten Auto reist, darfst du Kilometergeld ansetzen. Notiere dazu das Reisedatum, Start- und Zielort sowie die Strecke. Viele nutzen dafür eine einfache Tabelle oder ein Fahrtenbuch.
5. Reisekosten regelmäßig abrechnen: Mach deine Abrechnung möglichst bald nach der Reise. So hast du alle Daten frisch im Kopf, musst weniger Belege zusammensuchen und bekommst schneller einen Überblick über deine Kosten.
6. Digitale Reisekostenübersicht führen: Erstelle dir eine einfache Excel-Tabelle oder nutze eine App, um alle Reisen übersichtlich zu verwalten. So siehst du auf einen Blick, welche Kosten du schon abgerechnet hast – und was noch fehlt.

Geschäftsausgaben rund ums Auto – was du beachten solltest

Wenn du dein Auto auch beruflich nutzt, entstehen viele Kosten, die du steuerlich geltend machen kannst – vorausgesetzt, du dokumentierst sie korrekt. Dazu gehören unter anderem:

• Kraftstoffkosten
• Wartung und Reparaturen
• Kfz-Versicherung
• Kfz-Steuer
• Leasingraten oder Abschreibung beim Kauf
• Parkgebühren und Maut

Privat oder geschäftlich?

Wird dein Auto ausschließlich für dein Business genutzt – oder auch privat? Denn davon hängt ab, wie du die Kosten absetzen darfst:

• Bei ausschließlich beruflicher Nutzung kannst du alle Kosten voll absetzen.
• Bei gemischter Nutzung musst du den privaten Anteil abziehen – und genau nachweisen, wie viel du das Auto für dein Unternehmen verwendest. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Fahrtenbuch-Methode

Ein Fahrtenbuch richtig zu führen ist dabei die genauste Methode. Du hältst darin jede Fahrt fest – mit Datum, Ziel, Zweck und gefahrenen Kilometern. Das ist etwas Aufwand, lohnt sich aber steuerlich, vor allem wenn du viel unterwegs bist.

So wird am Jahresende genau ermittelt, wie hoch der geschäftliche Nutzungsanteil ist. Dieser Anteil wird dann auf alle laufenden Kfz-Kosten angewendet. Das Fahrtenbuch muss lückenlos, zeitnah und korrekt geführt werden – entweder handschriftlich oder mit einer digitalen App.

2. 1 %-Methode

Hier setzt du pauschal 1 % des Bruttolistenpreises deines Fahrzeugs pro Monat als privaten Nutzungsanteil an. Das gilt unabhängig davon, wie viel du das Auto tatsächlich privat nutzt. Zusätzlich musst du 0,03 % pro Entfernungskilometer zur Arbeitsstätte versteuern.

Diese Methode ist einfacher, lohnt sich aber nur, wenn du ein eher teures Auto hast oder wenig privat fährst. Wichtig: Die 1 %-Methode darf nur bei Fahrzeugen im Betriebsvermögen angewendet werden.

Mit Routinen und Tools zu mehr Effizienz

Eine klare Struktur spart dir Zeit und sorgt dafür, dass du bei deinen Geschäftsausgaben nichts vergisst. Routinen helfen dir, regelmäßig Ordnung zu schaffen. Und digitale Tools machen es dir leichter, Belege zu erfassen, Ausgaben zu verwalten und den Überblick zu behalten.

So sehen sinnvolle Routinen im Alltag aus:

• Täglich: Neue Belege direkt erfassen – entweder scannen, abfotografieren oder digital abspeichern
• Wöchentlich: Alle erfassten Ausgaben prüfen und sicherstellen, dass keine Belege fehlen
• Monatlich: Einnahmen und Ausgaben zusammenfassen, Auswertungen vorbereiten und Rücklagen bilden

Diese Schritte dauern jeweils nur wenige Minuten, helfen dir aber dabei, dauerhaft organisiert zu bleiben.

Digitale Tools – deine praktischen Helfer im Hintergrund

Die folgenden Programme sind besonders hilfreich für Selbstständige und kleine Unternehmen:

• Lexware Office: Dieses Tool bietet dir Funktionen für Rechnungsstellung, Buchhaltung, Belegverwaltung und sogar den direkten Austausch mit deiner Steuerberatung. Du kannst Belege direkt per App erfassen, und das System ordnet sie automatisch der richtigen Kategorie zu.
• sevDesk: Eine leicht zu bedienende Buchhaltungssoftware, die dir hilft, Belege digital zu verwalten, Rechnungen zu schreiben und deine Finanzen im Blick zu behalten. Die Oberfläche ist übersichtlich und ideal für Einsteiger. Besonders praktisch ist die automatische Texterkennung für hochgeladene Belege.
• FastBill: FastBill punktet mit automatisierten Prozessen. Es erkennt wiederkehrende Zahlungen, erinnert an offene Rechnungen und bietet eine übersichtliche Verwaltung deiner Einnahmen und Ausgaben. Auch ein direkter Steuerberater-Zugang ist möglich.
• Expensify: Diese App ist ideal, wenn du viele Belege unterwegs sammeln musst – etwa auf Geschäftsreisen. Sie erlaubt dir, Quittungen sofort zu scannen, kategorisiert Ausgaben automatisch und erstellt Berichte, die du direkt exportieren kannst.
• TravelPerk: Wenn du oft Geschäftsreisen machst, hilft dir TravelPerk bei der Planung, Buchung und Kostenkontrolle. Das Tool sammelt alle reiserelevanten Ausgaben an einem Ort und erleichtert dir die spätere Abrechnung.

Tipp: Teste verschiedene Tools in der kostenlosen Version, bevor du dich entscheidest. Wichtig ist, dass die Software zu deinem Arbeitsalltag passt und dich nicht überfordert.

Fazit: Mit System zu weniger Stress und mehr Kontrolle

Wenn du deine Geschäftsausgaben gut organisierst, schaffst du dir Klarheit, Struktur und mehr Sicherheit im Alltag. Ob Bürobedarf, Reisen oder Autokosten – mit festen Routinen, den passenden Tools und einem Grundverständnis für steuerliche Regeln behältst du den Überblick. Du sparst Zeit bei der Buchhaltung, reduzierst Fehler und kannst Ausgaben gezielt optimieren.

Schon kleine Veränderungen machen einen großen Unterschied: Belege direkt digital erfassen, Ausgaben regelmäßig prüfen und offene Fragen frühzeitig mit deiner Steuerberatung klären. So bleibt dir mehr Zeit für dein eigentliches Business – und du gehst entspannter durch den Arbeitsalltag.