Von Ein Side Business hat meist klein begonnen: ein paar Aufträge im Monat, erste Rechnungen, ein erstes Gefühl von Unabhängigkeit. Hier aber entstehen die meisten Probleme, weil noch kein Gerüst da ist. Wer hier frühzeitig ein schönes Gerüst aufbaut, spart Zeit, verwirrt niemanden mit Fragen und hat die Flüssigkeit gut im Blick. Es geht um drei Dinge: Trennung von privat und beruflich, nachvollziehbare Belege, einen Rhythmus für Abgaben und Rücklagen.
Saubere Trennung: Konto, Belege, Routinen
Die wichtigste Basis ist die saubere Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Vorgängen. Ideal ist, wenn alle Einnahmen und Ausgaben über ein eigenes Konto laufen oder wenigstens in eigenen Buchungen. Das ist keine Bürokratie, sondern eine Vereinfachung. Sobald private und berufliche Zahlungen ineinander verwoben sind, wird jede Auswertung eine Plackerei. Fehler passieren dann nicht beim Zahlen, sondern beim späteren Rekonstruieren. Gleiches gilt auch für die Belege. Wenn Rechnungen, Quittungen, Verträge gleich digital abgelegt werden, kann man sich dem Klassiker entziehen: Wochen später fehlen Unterlagen, Ausgaben lassen sich nicht mehr erklären, der Überblick ist weg. Eine einfache Ordnerlogik nach Monaten und Kategorien macht es völlig. Nicht das Tool ist entscheidend, sondern die Gewohnheit.
Wächst das Side Business oder werden die Fälle komplexer, kann eine strukturierte Einordnung helfen, etwa auch durch Treuhand-Union Steuerberatung in Wien, damit Abläufe und Pflichten früh sauber aufgesetzt sind.
Professionalität ohne Overhead
Viele Freelancerinnen starten mit einer Rechnungsvorlage, die „irgendwie passt“. Das geht am Anfang gut, wird aber riskant, wenn es ernst wird und Rückfragen kommen. Eine Rechnung muss eindeutig sein, damit Zahlung und Zuordnung schnell funktionieren. Zu einer Rechnung gehören fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Datum, Zahlungsziel und die richtigen Pflichtangaben nach Rahmengesetz. Je klarer die Rechnung, desto weniger Zeit fließt in Nachfassen und korrigieren. Im Zahlungsfluss gilt ganz einfach: Rechnung, Zahlungseingang abwarten, bei Zahlungsschwierigkeiten nach z. B. einer Woche eine freundliche Erinnerung, dann ernste Mahnung. Fehlt diese einfache Struktur, entstehen die typischen Liquiditätsprobleme, obwohl Umsatz genug da wäre. Für die Planung ist es wichtig, immer zwischen Umsatz und verfügbarem Geld zu unterscheiden. Ein Auftrag ist erst „wertvoll“, wenn die Zahlung eingegangen ist und Rücklagen eingerechnet sind.
Die Angebotsphase: Ein kurzes Angebot mit Leistungsumfang, Zeitrahmen und Preislogik mindert Missverständnisse. Das hilft beiden Seiten. Bei Projektarbeit sind es selten die Preise, wegen denen man sich in die Haare bekommt, sondern wegen der unklaren Erwartungen.
Betriebsausgaben und Plausibilität
Es zählt bei den Betriebsausgaben nicht das Absetzen des maximal Möglichen, sondern die Plausibilität. Betriebsausgaben müssen, um absetzungsfähig zu sein, erkennbar mit der Tätigkeit zusammenhängen, die belegt werden kann. Typische Kosten sind Software, Arbeitsmittel, Kommunikationskosten, Weiterbildung, Fachliteratur, Arbeitswege oder Reisekosten, wenn sie berufsbedingt sind.
Problematisch sind Mischbereiche wie etwa Telefon, Internet oder anteilig Arbeitsplatz zu Hause. Hier empfiehlt sich ein einfaches Prinzip: nur ansetzen, was sauber begründet werden kann. Wer sich bei solchen Themen zu weit aus dem Fenster lehnt, bekommt später Diskussionen und Nacharbeit. Umgekehrt gilt aber auch, wer aus Unsicherheit gar nichts ansetzt, verschenkt oft Kostenpositionen, die legitim sind. Gut hat sich bei mir eine Liste der wiederkehrenden Ausgaben mit kurzer Beschreibung plus Beleg bewährt. Dann bleibt es konsistent.
Bei Investitionen, also teuren Anschaffungen kommt zur zeitlichen Behandlung hinzu, dass nicht alles sofort zu 100% angesetzt werden kann. Das ist nicht dramatisch, sollte aber vorher klar sein, damit keine falschen Erwartungen an die Steuerwirkung entstehen.
Jahresrhythmus und Rücklage: Abgaben planbar machen
Das größte Risiko im Side Business ist nicht der Auftragseingang, sondern die zeitliche Wirkung. Abgaben kommen oft versetzt, und genau dann fehlt das Geld, wenn keine Rücklage da ist. Darum braucht es einen einfach handhabbaren Mechanismus, der unabhängig vom jeweiligen Monatsgefühl funktioniert.
Eine bewährte Methode ist es, gleich nach Zahlungszuflüssen eine feste Rücklagenquote zu bilden. Ganz einfach: Ein fester Betrag oder Prozentsatz jeder Einnahme wird gleich zuerst auf ein eigenes Rücklagenkonto geschoben, bevor wir ihn für „unser Geld“ erklären. Die Quote hängt von der jeweiligen Situation ab, wichtig ist hier das Prinzip: erst Rücklage, dann Ausgaben. So gibt es keine bösen Überraschungen, wenn Vorauszahlungen oder größere Jahreszahlungen fällig werden.
Hilfreich ist zudem ein Kalender mit festen Terminen für die eigene Mini Buchhaltung. Einmal pro Woche 10 Minuten für offene Rechnungen, einmal pro Monat eine Stunde für Belege und Auswertung. Wer diesen Rhythmus hat, muss später nicht „alles nachholen“. Gerade bei nebenberuflicher Selbstständigkeit ist das realistisch, weil es in kleine Zeitfenster passt.
